artikel

Best practice Verscentrum Nederland en Avoord: tot achter de voordeur

zorg met sterren

Het centrale magazijn was voor zorgaanbieder Avoord lange tijd onmisbaar. Was, want dankzij de uitgebreide en deels vernieuwde dienstverlening van Zorgboodschap worden de boodschappen en koelverse maaltijden nu rechtstreeks bij de bewoners afgeleverd. Daarbij is ook nog eens bespaard op administratieve en organisatorische kosten.

Best practice Verscentrum Nederland en Avoord: tot achter de voordeur

Het is een drukte van belang deze vrijdagmiddag op een van de locaties van Avoord in Etten-Leur. Bewoners maken een wandeling over het terrein, vertegenwoordigers komen en gaan, taxibusjes rijden af en aan. Opvallend genoeg geen vrachtwagens die levensmiddelen bezorgen bij het centrale magazijn, dat er enigszins verlaten bij ligt. “Overbodig geworden? Nee, absoluut niet”, haast Corné Roks, Manager Vastgoed & Facilities, zich te zeggen. “Het pand wordt verbouwd tot een plek waar palliatieve zorg in de laatste levensfase kan worden verleend. Hierdoor neemt de kwaliteit van leven van mensen in deze fase toe.” Het tekent Avoord, dat de zorg voor bewoners centraal stelt. In alles. “Het wonen hier moet de thuissituatie zoveel mogelijk benaderen. Vandaar dat wij een winkeltje op het terrein altijd wel belangrijk vonden”, legt Roks uit. 

Toch is dat winkeltje er niet meer. “Het werd beleverd vanuit het centrale magazijn, waar tal van leveranciers hun producten afleverden in grootverpakkingen. Vervolgens werden die grootverpakkingen uitgepakt en in stuks uitgeleverd aan het winkeltje. Maar in verband met de toenemende zorgzwaarte kwam het er nauwelijks nog van dat medewerkers en bewoners samen boodschappen deden. Bovendien leidden al deze kleine handelingen tot kosten die niet direct zichtbaar waren”, blikt Roks terug.  

Stuksverpakkingen

Daarom is Avoord gaan kijken naar een alternatief, dat werd gevonden bij Verscentrum Nederland (VCN). Via het concept Zorgboodschap leveren zij maaltijden, retail- en foodserviceproducten uit tegen concurrerende prijzen, en in stuksverpakkingen in plaats van omdozen. “Wij hadden het voormalige Deli XL (tegenwoordig Bidfood, red.) al als vaste leverancier. En Deli XL was destijds aandeelhouder van VCN, één en één was dus al snel twee”, verklaart Roks de samenwerking met Zorgboodschap die al sinds 2013 heel standvastig is. Maar hij ging niet over één nacht ijs. “We hebben eerst gekeken of het aanbod wel aansloot bij de wensen van de bewoners en of zij voldoende keuzevrijheid hadden.

Ook het bestelgemak speelde een rol, evenals de leverbetrouwbaarheid, de kwaliteit van de producten en de logistiek. Want waar worden de bestellingen voor de cliënten afgeleverd? Zeker dat laatste was een punt van aandacht. Centraal leveren werkte niet, zo bleek. De boodschappen werden tussen 11.00 en 11.30 uur bezorgd bij het magazijn, maar men stond al geruime tijd van tevoren te wachten. En tot in de koelkast en diepvries vonden we geen goed plan, want dan houden wij geen overzicht over wat er is geleverd.” 

Online 

Nu worden de bestellingen tot achter de voordeur van de cliënten geleverd, op maandag, woensdag en vrijdag. De zorgmedewerkers bestellen online de boodschappen via het platform Zbbestel.nl. Het online bestelmodel in plaats van de fysieke winkel was wennen voor de medewerkers, erkent Roks. “Maar de digitalisering is onomkeerbaar, in die ontwikkeling moeten wij ook mee. Bovendien is het voor sommige bewoners en voor de meeste medewerkers inmiddels ook al heel gewoon om producten online te bestellen.” Daarbij zag Roks in het begin veel verschillen; de ene medewerker had de bestelling binnen vijf minuten geplaatst, terwijl de ander er dertig minuten over deed. “De één maakte slim gebruik van een voorkeurslijstje en de ander niet. Daarover zijn we het gesprek aangegaan met VCN en onze medewerkers. We zijn de diepte ingegaan om het bestelproces te optimaliseren met behulp van de implementatie & after sales medewerkers van Zorgboodschap, waardoor onze medewerkers nu minder tijd kwijt zijn aan de boodschappen en meer tijd hebben voor de zorg voor bewoners.”  

Bundeling

Het magazijn bleef nog even bestaan, vooral voor specifieke producten, laat Roks weten. “Denk aan incontinentiemateriaal, medische producten en professionele schoonmaakmiddelen. Inmiddels neemt Zorgboodschap deze derde stroom ook mee. Dit bezorgen zij in één levering samen met de supermarktartikelen en convenience producten.” Bijkomend voordeel van die bundeling is volgens Roks dat dit zorgt voor minder facturen voor klanten. “In de oude situatie was de factuurstroom enorm. Bovendien was de controle lastig: de bestelbon was meteen de factuur. Kwamen de spullen binnen, dan moesten de medewerkers dit controleren en vergelijken met de bestelbon. Maar dat gebeurde niet altijd.”  

Nu is Avoord over op één factuur per maand, voor alle geleverde boodschappen. “Leveringen worden steekproefsgewijs gecontroleerd en vergeleken met de factuur met behulp van een maandelijks inleesbestand. Dit bestand komt van VCN. Binnen enkele minuten is dit bestand op detailniveau inzichtelijk in de boekhouding van Avoord. Zo hebben wij honderd procent inzicht in de gemaakte kosten en kan de organisatie maandelijks in twee uur tijd een steekproef uitvoeren”, vertelt Roks. Bovendien, weet hij, maakt de proactieve budgetmodule van Zorgboodschap het mogelijk om de begrote en werkelijke kosten al bij het bestellen inzichtelijk te krijgen. “Door de budgetmodule goed in te regelen, kan de besteller de kosten bewaken. Al met al schept VCN met Zorgboodschap de juiste voorwaarden voor een optimale service waarbij wij Total Cost of Ownership van voeding en non-food goed in kaart hebben. Én hebben weten te verlagen ten opzichte van de oude situatie.” 


Voorzichtige uitrol 

Het centrale magazijn in Etten-Leur werd pas gesloten na een voorzichtige uitrol van het concept naar de zes locaties, vertelt Corné Roks. “Eerst één locatie, daarna evalueren, verbeteren en verder uitrollen naar de volgende locatie. De evaluatie en verbeteringen hebben we samen met Zorgboodschap gedaan, perfect. Mede daardoor veranderde er aan de keukentafel bij de bewoners weinig. Misschien dat er een keer een ander merk hagelslag op tafel stond, maar meer dan dat was het niet. De cliënten hebben geen enkel nadelig effect ervaren.” 


 

 

 


Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Verscentrum Nederland
 

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels