artikel

Drieluik patiënten- en cliëntenportalen: Woonzorgcentra Haaglanden

Services

“Doordat cliënten en eerste contactpersonen de mogelijkheid hebben om het zorgdossier van de cliënt in te zien, ontstaat er meer interactie tussen ons – als zorgverlener – en de cliënt en zijn/haar naasten”, vertellen de collega’s bij het Woonzorgcentra Haaglanden Wendy van Leeuwen, communicatieadviseur, en Arianne Samsom, projectleider Elektronisch Cliëntendossier en cliëntenportaal. “De eigen regie van de cliënt wordt hiermee gestimuleerd.”

Drieluik patiënten- en cliëntenportalen: Woonzorgcentra Haaglanden

Vanaf 1 januari 2018 is het verplicht dat iedere cliënt of patiënt de mogelijkheid heeft om hun eigen medische dossier digitaal in te zien. Daarom starten veel zorgorganisaties met een cliënten- of patiëntenportaal die deze mogelijkheid biedt. Gastvrije Zorg bekijkt in deze driedelige serie hoe een GGZ, woonzorgcentrum en ziekenhuis hun portaal inrichtten. In dit artikel is het Woonzorgcentra Haaglanden (WZH) aan het woord. WZH doet mee aan het project Waardigheid en Trots. Hun portaal ging in maart online.

Wat houdt het cliëntenportaal in WoonZorgcentra Haaglanden in?

Van Leeuwen en Samsom: “Ons uitgangspunt is dat de cliënt op elk moment vanuit zijn eigen device zijn of haar dossier kan inzien. Ook heeft het portaal de opties om een agenda bij te houden, berichten uit te wisselen en rapportages in te zien. Cliënten, of eerste contactpersonen, kunnen zelf bepalen wie er toegang heeft tot het dossier en welke onderdelen die persoon kan zien. Zorgmedewerkers kunnen het cliëntportaal niet in. Dit portaal vervangt niet het persoonlijke gesprek tussen cliënt en zorgverlener. Het is extra. Eerder moest de cliënt een afspraak maken met de zorgregisseur om zijn eigen dossier in te zien, nu kunnen ze dat bij wijze van spreken vanaf de bank bekijken. Zo kan de cliënt de eigen regie meer pakken.”

Waarom werd een portaal gebouwd?

“Toen we overstapten van de map met papieren dossier op de kamer van de cliënt naar het elektronisch dossier merkten we dat het dossier ineens ‘van ons was’. Maar het dossier is van de cliënt. Omdat het nieuwe dossier alleen elektronisch beschikbaar was, mochten cliënten dit vanwege privacyredenen niet zonder ons bekijken. Toen ontstond het idee om gebruik te maken van een cliëntenportaal.”

Wat hebben cliënten eraan?

“Cliënten vinden het erg fijn dat zij nu kunnen meelezen wat de zorg over hen schrijft. Ook mantelzorgers reageren enthousiast op het feit dat ze nu kunnen meelezen hoe hun cliënt bijvoorbeeld heeft geslapen. Wij krijgen nu minder telefoontjes met de vraag ‘hoe is het met mijn vader’?”

Wat heeft de zorgorganisatie eraan?

“Wij streven transparantie na en dat bereiken we voor een deel met dit portaal. Daarnaast heeft het portaal voordelen. Doordat mantelzorgers of familie op de hoogte zijn over de gesteldheid van hun cliënt, worden wij minder vaak gebeld. Medewerkers hebben dus minder werkonderbrekingen. Daarbij krijgen vragen van mantelzorgers andere inhoud. Een zoon las in de rapportages dat zijn vader iedere avond lekker sliep. Behalve woensdagavond. Hoe kunnen we dat oplossen, was zijn vraag. Ook merken we dat de kwaliteit van rapportages omhoog is gegaan. Medewerkers zijn zich meer bewust van hun wijze van rapporteren. We gebruiken andere aanspreekvormen en – voor buitenstaanders – minder onduidelijke afkortingen.”

Wat hebben jullie geleerd van dit proces?

“We hadden de plank flink mis kunnen slaan als we cliënten, hun familie, en medewerkers niet vanaf het begin hadden betrokken. Dat is namelijk heel belangrijk. Zij hadden dan wel geen invloed op de inhoudelijke invulling van het portaal, wel op de wijze waarop de implementatie zou verlopen. Ook later in het proces blijft contact met cliënt en familie van belang: op basis van hun wensen en behoeften wordt het portaal in de toekomst verder ontwikkeld. Wij zeggen altijd ‘we bouwen de brug, terwijl we er overheen lopen’.”

> Lees ook de ervaringen van het GGZ WNB en Jeroen Bosch Ziekenhuis
> Lees alle ins & outs over een cliënten en patiëntenportaal in Gastvrije Zorg 8 2016

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels